Verkiezingscommissie instellen

Stap 1 (uiterlijk 17 weken voor verkiezingen)

Is er wel al een OR? Dan is de OR zelf verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezingen. De OR kan ook een zogenaamde verkiezingscommissie instellen. In een kiescommissie kunnen ook niet-OR-leden zitting hebben

Is er nog geen ondernemingsraad? Dan kan de werkgever zelf de verkiezingen organiseren of hiervoor een voorbereidingscommissie instellen. Deze voorbereidingscommissie bestaat dan uit geïnteresseerde werknemers eventueel aangevuld met iemand van de bedrijfsleiding.

OR-reglement checken / actualiseren

Stap 2 (uiterlijk 17 weken voor verkiezingen)

• Toets het OR-reglement aan de actuele wet- en regelgeving.
• Voorziet het reglement in digitale OR-verkiezingen? Let op: veel standaard regelementen (zie website SER) voorzien niet standaard in digitale verkiezingen. Een mogelijke tekst hiervoor kan zijn: De verkiezing geschiedt bij anonieme elektronische stemming. OnlineORverkiezingen.nl check GRATIS of uw reglement voorziet in digitale verkiezingen
• Na wijzigingen bepreken met bestuurder. Reglement vaststellen en bekend maken in de organisatie.

Stel de verkiezingsdatum vast

Stap 3 (17 weken voor verkiezingen)

Bepaal aan de hand van de lopende zittingsduur wanneer de verkiezingen kunnen plaatsvinden. Houd hiermee (uiteraard) rekening met vakantieperiodes, feestdagen en mogelijke perioden met extra werkdruk.

Faciliteiten verkiezingscommissie vaststellen

Stap 4 (17 weken voor verkiezingen)

Online verkiezingen vragen aangepaste faciliteiten. Stel vast welke faciliteiten nodig zijn. Denk hierbij aan de kosten van een verkiezingscampagne (werving kandidaten), aankondiging verkiezingen en de kosten van digitale verkiezingen. De kosten kunnen worden berekend op onze website.

Opstellen verkiezingscampagne

Stap 5 (tot 17-11 weken voor verkiezingen)

Met een doelgerichte campagne kunt u kandidaten werven en/of kiezers warm laten lopen voor de verkiezingen. OnlineORverkiezingen.nl kan u hierin ondersteunen met bijvoorbeeld (maatwerk) postermateriaal.

Vaststellen stemperiode

Stap 6 (tot 13 weken voor verkiezingen)

In tegenstelling tot ‘papieren’ verkiezingen is het bij digitaal stemmen eenvoudig te realiseren dat de verkiezingen over meerdere dagen (of nog langer) worden verspreid. Dit geeft meer kiesgerechtigden de gelegenheid om hun stem(men) uit te brengen. Tip, verspreid de verkiezingen over 2 werkweken voor een nog hogere opkomst.

Aanschrijven vakbonden

Stap 7 (tot 12 weken voor verkiezingen)

Vakbonden waarvan bekend is dat medewerkers binnen de organisatie lid zijn, hebben het recht kandidaten naar voren te schuiven, dit kan tot 6 weken voor de verkiezingsdatum. Download hier een voorbeeldbrief (Word-bestand). Voeg een overzicht van verkiesbare werknemers toe.

Kandidaten oproepen

Stap 8 (11 tot 6 weken voor verkiezingen)

Roep kandidaten op zich kandidaat te stellen voor de OR. Wie zich mag kandidaatstellen is vastgelegd in het OR-reglement. Doorgaans mogen medewerkers die op de datum van de verkiezingen een jaar of langer in dienst zijn zich kandidaat stellen.
Maak eventueel gebruik van de mogelijkheden voor Campagneondersteuning van OnlineORverkiezingen.nl (bijvoorbeeld maatwerk posters).

Lijst met kiesgerechtigde personen opstellen

Stap 9 (9 weken voor verkiezingen)

Laat een lijst opstellen door de afdeling HRM (bij voorkeur in Excel i.v.m. importeren gegevens). Zij weten, afhankelijk van de lengte van het dienstverband, of medewerkers kiesgerechtigd zijn. Wie  mag kiezen, is vastgelegd in het OR-reglement. Doorgaans mogen medewerkers die op de datum van de verkiezingen een half jaar of langer in dienst kiezen.

Sluiting kandidaatstelling (vrije) lijsten

Stap 10 (6 weken voor verkiezingen)

Na sluiting van de kandidaatstellingstermijn, 6 weken voor de geplande verkiezingen, kan de totale kandidatenlijst worden opgesteld. Dit is dus een combinatie van de vakbondslijst en de vrije lijst.

Aanvaarding kandidaatstelling

Stap 11 (6 weken voor verkiezingen)

Kandidaten dienen hun kandidaatstelling formeel te ondertekenen. Download hier een voorbeeld van een kandidaatstellingsformulier (Word) Het verzamelen van handtekeningen
(voor niet-vakbondsleden) is niet meer vereist.

Offerte / opdrachtbevestiging OnlineORverkiezingen.nl

Stap 12 (uiterlijk 5 weken voor verkiezingen)

Vraag vrijblijvend een offerte aan bij OnlineORverkiezingen.nl. Indien u akkoord gaat met ons voorstel kunt u de offerte/opdracht bevestigen.

Bekend maken definitieve kandidatenlijst

Stap 13 (3 weken voor verkiezingen)

De kandidatenlijst bekend maken aan alle medewerkers en directie.

Aankondigen verkiezingen

Stap 14 (3 weken voor verkiezingen)

Zodra de definitieve kandidatenlijst bekend is, wordt ook duidelijk in welke kiesgroep(en) verkiezingen noodzakelijk zijn. Indien de aantallen kandidaten gelijk is aan het aantal zetels, zijn verkiezingen vanzelfsprekend niet nodig. Neem dit mee in de aankondiging van de verkiezingen.

Als verkiezingen niet nodig zijn, kunt u OnlineORverkiezingen nog kosteloos annuleren.

Basisinformatie aanleveren en ICT informeren

Stap 15 (3 weken voor verkiezingen)

Na bevestiging van de opdracht ontvangt u van OnlineORverkiezingen.nl een Word-document. Aan de de hand van dit document levert u eenvoudig de informatie aan die nodig is voor het inrichten van onze verkiezingssoftware.

Verder vinden wij het verstandig om in dit stadium een afdeling automatisering (ICT) te informeren over de digitale verkiezingen.

Bezwaartermijn kandidatuur

Stap 16 (1 week voor verkiezingen)

Medewerkers hebben tot 1 week voor de verkiezingen de tijd bezwaar in te dienen tegen de kandidatenlijst. De ondernemingsraad beslist onverwijld op het bezwaar en treft daarbij zo nodig de noodzakelijke voorzieningen.

Aanleveren informatie kiesgerechtigden (Excel)

Stap 17 (1 week voor verkiezingen)

De informatie van de kiesgerechtigden aanleveren in Excelsheet. Deze informatie kan doorgaans door een afdeling HRM of ICT worden aangeleverd. In deze fase wordt tevens het testpanel aangeleverd, dit zijn de personen die deelnemen aan de testverkiezing.  In verband met bescherming van privacygegevens adviseren wij de Excelsheet te beveiligen met een wachtwoord. Het wachtwoord kunt u aan ons doorgeven per separate mail of een Whatsappbericht.

Testverkiezingen

Stap 18 (1 week voor verkiezingen)

De verkiezing wordt volledig doorlopen als TEST. Deze verkiezing is volledig identiek aan de definitieve verkiezing, echter zijn de kiesgerechtigden in deze fase vervangen door een TESTPANEL. In deze fase ontvangt u tevens de inloggegevens van onze zogenaamde ‘Opkomstmeter’ (live.onlineorverkiezingen.nl).

Gedurende de test kunnen op- of aanmerkingen en correcties worden doorgegeven. Er wordt getest tot de verkiezing wordt goedgekeurd voor definitieve lancering.

Definitieve lancering!

Stap 19 (de dag van verkiezing)

Na het akkoord op de testverkiezing wordt de Excelsheet met alle kiesgerechtigde personen geïmporteerd in de verkiezingssoftware. De laatste controles worden uitgevoerd en de verkiezing wordt klaargezet voor lancering. Het aftellen kan beginnen!

De verkiezingsuitslag

Stap 20 (bij sluiting stembus)

Na sluiting van de stembus / verkiezing wordt na korte tijd de uitslag zichtbaar op live.onlineorverkiezingen.nl. De uitslag wordt tevens toegezonden in de vorm van een ‘proces verbaal’ (PDF).