OR-verkiezingen in stappen

Stapsgewijs naar een nieuwe Ondernemingsraad

Stap voor stap een nieuwe OR

Het organiseren van OR-verkiezingen hoeft niet moeilijk te zijn, maar de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) stelt wel dat aan bepaalde voorwaarden moet worden voldaan. Om OR-en hierin te ondersteunen, hebben wij het proces naar de verkiezingen toe, handzaam verdeeld in totaal 20 stappen.

kies-simpel

Verkiezingscommissie instellen

Stap 1 (uiterlijk 17 weken voor verkiezing)

Is er al een OR? Dan is de OR zelf verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezingen. De OR kan ook een zogenaamde verkiezingscommissie instellen. In een kiescommissie kunnen ook niet-OR-leden zitting hebben.

 

Is er nog geen ondernemingsraad? Dan dient de werkgever de verkiezingen te organiseren of hiervoor een voorbereidingscommissie in te stellen.

OR-reglement checken / actualiseren

Stap 2 (uiterlijk 17 weken voor verkiezing)

Toets het OR-reglement aan de actuele wet- en regelgeving. Voorziet het reglement (zie website SER) in digitale OR-verkiezingen? Zo niet, neem dan contact met ons op en we helpen u graag verder.

Stel de verkiezingsdatum vast

Stap 3 (17 weken voor verkiezing)

Bepaal aan de hand van de lopende zittingsduur wanneer de verkiezingen kunnen plaatsvinden. Houd hiermee (uiteraard) rekening met vakantieperiodes, feestdagen en mogelijke perioden met extra werkdruk.

Faciliteiten verkiezingscommissie vaststellen

Stap 4 (17 weken voor verkiezing)

Het organiseren van Online verkiezingen vraagt om faciliteiten. Al deze zaken kosten tijd. Denk hierbij aan een verkiezingscampagne, het werven van kandidaten, en de kosten van digitale verkiezingen. De kosten kunnen worden berekend op onze website.

Optioneel: opzetten verkiezingscampagne

Stap 5 (tot 17-11 weken voor verkiezing)

Met een doelgerichte campagne kunt u kandidaten werven en/of kiezers warm laten lopen voor de verkiezingen. Een goede campagne resulteert veelal in een verhoogde opkomst bij de verkiezingen. OnlineORverkiezingen.nl kan u hierin ondersteunen met bijvoorbeeld (maatwerk) postermateriaal.

Vaststellen stemperiode

Stap 6 (tot 13 weken voor verkiezing)

Online OR-verkiezingen maken het mogelijk de ‘stembussen’ langere tijd open te houden zonder extra kosten. Zorg ervoor dat dit ook formeel mogelijk is, door het op te nemen in het OR-reglement.

Aanschrijven vakbonden

Stap 7 (tot 12 weken voor verkiezing)

Bij iedere verkiezing dienen vakbonden te worden aangeschreven, zij hebben immers het zogenaamde recht van voordracht. Download hier een voorbeeldbrief (Word-bestand).

Kandidaten oproepen

Stap 8 (11 tot 6 weken voor verkiezing)

Een verkiezing begint met het oproepen van kandidaten voor de ondernemingsraad.  Wie zich kandidaat mag stellen is afhankelijk van het gestelde in de WOR en het OR-reglement.

OnlineORverkiezingen.nl kan ook de werving van kandidaten voor u verzorgen. Verkiesbare medewerkers ontvangen een persoonlijke e-mail met daarin uitleg én een knop naar een online kandidaatstellingsformulier. Bekijk ook eens onze pagina ‘FAQ voor potentiële kandidaten‘.

 

Zelf ervaren hoe dit werkt? Klik op onderstaande knop om een voorbeeld aan te vragen.

Lijst met kiesgerechtigde personen opstellen

Stap 9 (9 weken voor verkiezing)

Wie mag kiezen, is vastgelegd in het OR-reglement. Laat een lijst met kiesgerechtigde medewerkers opstellen. Veelal gebeurt dit door de afdeling HRM, zij weten of medewerkers kiesgerechtigd zijn. Lever de gegevens bij voorkeur aan in Excel i.v.m. importeren gegevens.

Sluiting kandidaatstelling (vrije) lijsten

Stap 10 (6 weken voor verkiezing)

Na sluiting van de kandidaatstellingstermijn, 6 weken voor de geplande verkiezingen, kan de totale kandidatenlijst worden opgesteld. Dit is dus een combinatie van de vakbondslijst en de zogenaamde vrije lijst.

Aanvaarding kandidaatstelling

Stap 11 (6 weken voor verkiezing)

Kandidaten dienen zich formeel kandidaat te stellen. Download hier een voorbeeld van een kandidaatstellingsformulier (Word)

Offerte / opdrachtbevestiging OnlineORverkiezingen.nl

Stap 12 (uiterlijk 5 weken voor verkiezing)

Vraag vrijblijvend een offerte aan bij OnlineORverkiezingen.nl. Indien u akkoord gaat met ons voorstel kunt u de offerte/opdracht bevestigen.

Vraag vrijblijvend een offerte aan

Bekend maken definitieve kandidatenlijst

Stap 13 (3 weken voor verkiezing)

De kandidatenlijst bekend maken aan alle medewerkers en directie.

Aankondigen verkiezingen

Stap 14 (3 weken voor verkiezing)

Zodra de definitieve kandidatenlijst bekend is, wordt ook duidelijk in welke kiesgroep(en) verkiezingen noodzakelijk zijn. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan zetels, zijn er geen verkiezingen nodig en kunt u de OR-verkiezing nog kosteloos bij ons annuleren.

Basisinformatie aanleveren en ICT informeren

Stap 15 (3 weken voor verkiezing)

Na bevestiging van de opdracht ontvangt u van OnlineORverkiezingen.nl een e-mail met daarin een link welke toegang geeft tot ons beveiligde portal voor het aanleveren van gegevens. U wordt stap voor stap in dit proces meegenomen.

In dit stadium dient ook ICT op de hoogte te worden gebracht van de aankomende digitale verkiezingen

Aanleveren informatie kiesgerechtigden (Excel)

Stap 16 (tot 1 week voor verkiezing)

Alle benodigde informatie voor de verkiezing dient uiterlijk 1 week voorafgaand aan de verkiezing in de portal ingevoerd te zijn. In deze fase is niet alleen de Excelsheet met kiesgerechtigden ingevoerd maar ook het testpanel, dit zijn de personen die deelnemen aan de testverkiezing.

Bezwaartermijn kandidatuur

Stap 17 (1 week voor verkiezing)

Iedere belanghebbende kan binnen een week na de bekendmaking van de kandidatenlijst, bij de ondernemingsraad bezwaar maken op de lijst. De ondernemingsraad neemt een besluit over het bezwaar en treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn.

Testverkiezing

Stap 18 (1 week voor verkiezing)

De verkiezing wordt volledig doorlopen als TEST en is identiek aan de definitieve verkiezing. Na de test worden de gegevens van de testpersonen gewist. In deze fase ontvangt u tevens de inloggegevens van onze zogenaamde ‘Opkomstmeter’ (www.opkomstmeter.nl).

Gedurende de test kunnen op- of aanmerkingen en correcties worden doorgegeven.

Lanceren definitieve verkiezing

Stap 19 (enkele dagen voor de verkiezing)

Na eventuele aanpassingen en een definitief akkoord op de inrichting van de verkiezing wordt de definitieve verkiezing klaargezet.

Verkiezing!

Stap 20 (de dag van verkiezing)

Kiesgerechtigde medewerkers kunnen hun online stem(men) uitbrengen. Op het stembiljet wordt de volgorde van de kandidaten steeds wisselend weergegeven om de invloed van een bevoorrechte positie uit te sluiten.

De verkiezingsuitslag

Stap 21 (bij sluiting stembus)

Na sluiting van de stembus / verkiezing wordt de uitslag zichtbaar op opkomstmeter.nl. De uitslag wordt later tevens toegezonden in de vorm van een officieel ‘proces verbaal’ (PDF).

Bezwaarperiode en installatie

Stap 22 (tot 1 week na de verkiezing)

Gedurende 1 week kan er bezwaar worden gemaakt tegen de uitslag van de verkiezing. Na deze periode kan de nieuwe OR worden geïnstalleerd.