Veelgestelde vragen over OR-verkiezingen

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) schrijft geen tijdspad of termijnen voor. Vaak wordt het voorbeeldreglement van de SER gebruikt. Daarin liggen tussen de bekendmaking en de verkiezingsdatum ten minste 13 weken, als richtlijn. De OR is vrij om in het eigen reglement een ander tijdspad en andere termijnen op te nemen. Bekijk ons draaiboek.

Volgens de WOR (artikel 12) treden OR-leden standaard om de drie jaar tegelijk af. Het OR-reglement kan bepalen dat dat om de twee of vier jaar gebeurt, of dat iedere twee jaar de helft aftreedt. Dat laatste bevordert de continuïteit van kennis in de OR. Verlengen kan onder voorwaarden met maximaal 6 maanden.

Nee, formeel niet. Aan het einde van de zittingsduur vervallen alle rechten en bevoegdheden van de OR. In uitzonderlijke situaties mag de OR de zittingstermijn met maximaal 6 maanden verlengen, maar alleen met instemming van de bestuurder (schriftelijk), de betrokken vakbonden (schriftelijk), de achterban (informeren met mogelijkheid tot bezwaar) en de OR-leden zelf. Doorgaan met een deel van de OR-leden is niet toegestaan.

Dat hangt af van uw OR-reglement. Vaak staat daarin dat verkiezingen niet nodig zijn als de zittingsduur binnen 6 of 12 maanden afloopt, afhankelijk van het reglement. Ook kan het reglement bepalen dat de eerstvolgende niet-gekozen kandidaat van de laatste verkiezing de zetel invult. Met onze digitale kandidaatstelling kunt u ook tussentijds kandidaten oproepen. Voorziet uw reglement hier niet in, pas het dan aan. Een wijziging geldt pas vanaf de volgende verkiezing.

Het aantal hangt af van het aantal werkzame personen. De OR mag in het reglement ook zelf een aantal vastleggen. De richtlijn uit de WOR (artikel 6 lid 1): minder dan 50 werkzame personen 3 leden, 50 tot 100 werkzame personen 5 leden, 100 tot 200 werkzame personen 7 leden, 200 tot 400 werkzame personen 9 leden, 400 tot 600 werkzame personen 11 leden, 600 tot 1.000 werkzame personen 13 leden, 1.000 tot 2.000 werkzame personen 15 leden. Per 1.000 werkzame personen meer komen er 2 leden bij, tot maximaal 25.

De zittende OR stelt de verkiezingscommissie aan. Bij een startende OR doet de directie dat. De commissie is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezingen. Gebruik eventueel ons model-instellingsbesluit (Word).

Vakbonden die aan de voorwaarden voldoen, mogen kandidaten voordragen voor de OR-verkiezing. Informeer daarom alle betrokken vakbonden actief over de kandidaatstelling. Gebruik onze voorbeeldbrief vakbonden (Word) en lees stap 6 in het draaiboek.

Bij een lijstenstelsel stemmen medewerkers op lijsten van kandidaten. De zetels worden verdeeld op basis van het aantal stemmen per lijst en daarna toegewezen aan de kandidaten op de lijst. Bij een personenstelsel stemmen medewerkers direct op kandidaten; wie de meeste stemmen haalt, krijgt de zetel. Een lijstenstelsel kan zorgen voor betere vertegenwoordiging van georganiseerde groepen. Een personenstelsel geeft een meer persoonlijke vertegenwoordiging.

Actief kiesrecht is het recht om te stemmen. Passief kiesrecht is het recht om gekozen te worden, dus om u kandidaat te stellen. Voor beide geldt sinds 2022 in de WOR een termijn van ten minste 3 maanden werkzaam in de onderneming. Meer over actief en passief kiesrecht.

Dat zijn volgens de WOR: werknemers en ambtenaren met een arbeidsovereenkomst of aanstelling, vast of tijdelijk, voltijd of deeltijd, ook met een nulurencontract. Uitzendkrachten die ten minste 15 maanden bij de inlener werken, tellen mee bij de inlener; na nog eens 3 maanden (18 maanden totaal) krijgen zij actief en passief kiesrecht. Overige uitzendkrachten en gedetacheerden tellen mee bij de uitlener. Meer over werkzame personen.

Een uitzendkracht telt bij de inlener mee als werkzame persoon na ten minste 15 maanden werk (WOR artikel 1 lid 3). Daarna geldt de gewone opbouwtijd van 3 maanden (artikel 6 lid 2 en 3). Een uitzendkracht krijgt dus na 18 maanden actief en passief kiesrecht. Uw OR-reglement mag hiervan afwijken.

Nee. Een zzp’er is geen in de onderneming werkzame persoon zoals de WOR die noemt. Een zzp’er werkt vanuit de eigen onderneming en kan daarom geen deel uitmaken van de OR.

Alle in de onderneming werkzame personen mogen stemmen en zich kandidaat stellen als ze lang genoeg in de onderneming werken (sinds 2022: 3 maanden). In de praktijk is meestal alleen de hoogst eindverantwoordelijke algemeen directeur, de bestuurder, niet kiesgerechtigd en niet verkiesbaar. Andere directieleden doorgaans wel. Lees meer over directie in de OR.

Ja. Ziekte, zwangerschapsverlof, onbetaald verlof of zorgverlof hebben geen invloed op het recht om u kandidaat te stellen. Of het in de praktijk een goede combinatie is, is een tweede vraag.

Ja. Tijdens een lopende kandidaatstelling of verkiezing kunnen wij extra medewerkers alsnog uitnodigen.

Ja, machtigen is mogelijk. Vaak is het niet nodig en volstaat een alternatief (privé) e-mailadres in plaats van het zakelijke adres. Wilt u toch machtigen? Vul dan in de Excelsheet met kiesgerechtigden het e-mailadres van de gemachtigde collega in, in de kolom machtiging. De gemachtigde ontvangt de stembiljetten op dezelfde manier als de andere kiezers: per e-mail.

De volgorde wordt bij iedere weergave van het stembiljet opnieuw bepaald. De software husselt de kandidaten steeds door elkaar, zodat geen enkele kandidaat een voorkeurspositie heeft. Het maakt dus niet uit in welke volgorde u de kandidaten aanlevert.

Nee, beide zijn optioneel en wel standaard bij de prijs inbegrepen. Alleen naam, naam en foto, of naam en motivatie kan allemaal. Het meest gekozen is naam, foto en motivatie.

Wij bewerken de aangeleverde foto’s handmatig tot 250 bij 300 pixels (breedte bij hoogte). Lever foto’s minimaal in dat formaat aan, dan blijven ze scherp. Gelijksoortige foto’s met dezelfde achtergrond geven een rustig beeld, maar dat is geen must. Zonder foto plaatsen wij een vaste plaatsvervangende afbeelding.

Technisch is er geen maximum: bij lange teksten verschijnt een scrollbalk. Wij adviseren maximaal 60 woorden, omdat lange teksten niet meer gelezen worden.

Lees onze tips voor een korte en krachtige motivatietekst, of laat de gratis motivatiegenerator een eerste versie maken.

Ja. Vaak staat er in een motivatietekst een link, bijvoorbeeld naar een pdf met een uitgebreide motivatie, een filmpje of een afbeelding. Vraag gerust naar de mogelijkheden.

Nee. Voldoet een stem niet aan de voorwaarden, dan verschijnt een foutmelding met uitleg en kan de stem niet worden uitgebracht. Zo zijn alle uitgebrachte stemmen geldig.

Ja, op twee manieren. Bij Eenvoudig (€ 125 per extra taal, maximaal 2 talen) staan de talen onder elkaar in de uitnodiging en op het stembiljet. Bij De Luxe (€ 175 per extra taal) bepaalt u per medewerker in welke taal de uitnodiging en het stembiljet verschijnen. Meer over meertalig.

Uw OR-reglement bepaalt de termijn. Wat helpt: vooraf en tijdens de termijn intern laten weten dat de kandidaatstelling loopt, en medewerkers die twijfelen persoonlijk aanspreken.

Wie doorklikt, meldt zich definitief aan als kandidaat. Klikt een medewerker op “Ik twijfel nog”, dan krijgt de verkiezingscommissie inzage in wie twijfelt en neemt zij zelf contact op. Via dezelfde link kan de medewerker later alsnog verdergaan of afzien van een kandidatuur.

Dan halen wij de kandidaat in overleg met de verkiezingscommissie van het stembiljet. Wat er gebeurt met stemmen die al op deze kandidaat zijn uitgebracht, bepaalt uw OR-reglement. Wilt u dat de betrokken kiezers opnieuw kunnen stemmen, dan regelen wij dat voor een vast tarief van € 125.

Het bespaart de verkiezingscommissie en de OR veel tijd. Stemmen is volledig anoniem en AVG-proof. Het is gebruiksvriendelijk voor medewerkers en OR. Stemmen tellen is niet nodig: de uitslag staat direct online. Ongeldige stemmen zijn technisch onmogelijk. En er zijn geen loonkosten voor het bemensen van stemlokalen.

Nee. Aanleveren is een kwestie van vragen beantwoorden en een Excelsheet met kiesgerechtigden uploaden, meestal aangeleverd door HR. Wij richten alles in en houden persoonlijk contact als u hulp nodig heeft.

Wij schrijven een tekst op maat voor uw OR, als vertrekpunt. U kunt die aanpassen of zelf teksten aanleveren.

U ontvangt van ons een e-mail met een knop naar onze beveiligde aanleveromgeving. Daar beantwoordt u stap voor stap alle vragen. Ziet u de rode pagina met het stopbord, dan hebben wij genoeg om de test in te richten. Zodra de test klaar is, ontvangt u informatie over het testmoment en de toegang tot de live-omgeving. Pas na de test en uw goedkeuring zetten wij de test om naar de definitieve kandidaatstelling of verkiezing.

Wij adviseren 9 weken voor de verkiezingsdatum contact met ons op te nemen. Alle gegevens staan uiterlijk 1 week voor de start in ons aanleverportaal, zodat er tijd is voor de volledige test.

Neem contact met ons op. Ook tijdens een lopende kandidaatstelling of verkiezing kunnen wij vaak nog aanpassingen doen. Wij richten pas in als alle informatie compleet is. Zijn er na aanlevering aanpassingen nodig door onjuiste of onvolledige informatie, dan kunnen wij daarvoor kosten rekenen.

Meestal de leden van de verkiezingscommissie. Voeg altijd minimaal één medewerker van ICT of uw ICT-dienstverlener toe. U mag vrij testpersonen toevoegen. Bij verkiezingen kunt u ook de kandidaten laten meetesten, zodat zij zien hoe hun gegevens op het stembiljet staan.

Ja. Om te voorkomen dat onbevoegden stemmen, accepteert ons systeem alleen persoonsgebonden e-mailadressen. Algemene adressen zoals info@ of planning@ worden niet geaccepteerd.

U levert de kiezerslijst, de kandidaten met hun foto en motivatie, en de planning aan. Wij richten de kandidaatstelling en de verkiezing in, testen alles eerst met u, en versturen na uw akkoord de stembiljetten, de reminders als u die afneemt, en de uitslag met proces-verbaal. U heeft één vast aanspreekpunt. Wilt u meer uit handen geven, kies dan voor totaal-ontzorging.

De WOR schrijft niets voor; meestal staat het in het OR-reglement. Vaak is dat 3 tot 5 dagen. Wij adviseren ongeveer 7 dagen, verdeeld over 2 weken. Dan kunnen ook collega’s met een week vrij of weekenddiensten stemmen. Een langere openingstijd geeft een hogere opkomst, en bij een tegenvallende opkomst kunt u nog een reminder sturen.

Bij iedere verkiezing ontvangt u inloggegevens voor de live-omgeving. Daar ziet u tijdens de verkiezing live het opkomstpercentage, per kiesgroep. Valt de opkomst tegen bij een meerdaagse verkiezing, dan kunt u een reminder laten sturen (€ 95 eenmalig plus € 0,20 per verstuurde reminder). Na sluiting staat hier de voorlopige uitslag.

Direct bij sluiting van de stembus staat de uitslag in de live-omgeving. Het definitieve proces-verbaal ontvangt u doorgaans de eerstvolgende werkdag als pdf.

In de live-omgeving, waarvoor u bij iedere verkiezing inloggegevens krijgt. Tijdens de verkiezing ziet u daar de opkomstmeter, na sluiting de voorlopige uitslag. De officiële uitslag ontvangt u als proces-verbaal in pdf.

Hebben meerdere kandidaten recht op de laatste vrije zetel, dan is de verkiezing onbeslist. U kunt dan onze tombola gebruiken: het lot beslist wie zitting neemt. Alleen bij gebruik van de tombola staan wij in voor de objectiviteit van die einduitslag in het proces-verbaal. Anders vermelden wij de onbesliste uitslag met oranje balken in het proces-verbaal.

Werkt uw OR met kiesgroepen, dan stemt u alleen op kandidaten uit uw eigen kiesgroep. Zonder kiesgroepen kunt u op alle kandidaten stemmen. Welke kiesgroepen er zijn, staat in het OR-reglement.

Wij sturen veel uitnodigingen naar dezelfde mailserver. Dan bestaat het risico dat die als spam worden tegengehouden. Laat daarom uw ICT-afdeling onze verzendende mailserver whitelisten: de uitnodigingen komen van uitnodiging@mtorvk.nl, samen met het domein mailer-eu.mtorvk.nl. Pas ook het trusted sender-beleid aan, zodat beveiligingsscans niet per ongeluk links activeren (het stembiljet of de uitschrijflink). Neem ICT op in het testpanel; dit hoort bij het aanlevertraject.

Veel organisaties gebruiken Office 365, dat ook de e-mailaflevering verzorgt. Laat uw ICT-afdeling in de spamfilter van Microsoft 365 (Microsoft Defender for Office 365) het adres uitnodiging@mtorvk.nl en het domein mailer-eu.mtorvk.nl als vertrouwde afzender instellen. Pas daarnaast vaak het trusted sender-beleid aan, zodat beveiligingsscans de links in de uitnodiging niet vooraf aanklikken. Neem ICT op in het testpanel; dan ziet u in de test of de uitnodigingen goed aankomen.

Verzenden is geen garantie dat de ontvangende mailserver de mail goed verwerkt. Komen veel mails niet aan, dan is de whitelisting waarschijnlijk niet in orde. Gaat het om enkele medewerkers, check dan: staat de mail in de spambox of bij lage prioriteit? Staat de medewerker in de Excelsheet met kiesgerechtigden? Klopt het e-mailadres? Wij kunnen de uitnodiging opnieuw sturen en controleren dan altijd eerst of er al is gestemd.

Een bounce is een melding dat een uitnodiging niet kon worden afgeleverd. Wij rapporteren bounces standaard, zodat u ze kunt corrigeren. Vaak gaat het om een medewerker die uit dienst is of om een fout e-mailadres. Anders kunt u een alternatief (privé) e-mailadres aanleveren.

Soms kan een e-mailadres niet worden geïmporteerd omdat het op een global bounce list staat: een lijst van adressen die herhaaldelijk niet afleverbaar waren. Dat kan blijvend zijn (hard bounce: adres bestaat niet, domein geblokkeerd) of tijdelijk (soft bounce: inbox vol, server offline, bericht te groot). De lijst beschermt de reputatie van onze mailservers. U omzeilt hem met een alternatief (privé) e-mailadres, of door ons te garanderen dat het adres correct is en werkt.

Onderaan al onze e-mails staat een uitschrijflink. Die zijn wij wettelijk verplicht op te nemen. Heeft iemand die link gebruikt, dan krijgt het adres de status opt-out en kunnen wij er niet meer naartoe mailen. Een uitschrijving ongedaan maken kan alleen als vanaf dat e-mailadres een verzoek komt aan info@onlineorverkiezingen.nl. Steeds vaker klikken beveiligingsscans de uitschrijflink automatisch aan. Dat voorkomt u met een juiste whitelisting en een aangepast trusted sender-beleid (zie hierboven).

Alleen gewone persoonsgegevens. Een persoonsgebonden e-mailadres van iedere verkiesbare of kiesgerechtigde medewerker is genoeg. Voor een persoonlijke aanhef werken wij graag met voornamen, maar dat hoeft niet: met ‘Beste collega’ volstaat het e-mailadres.

Niet langer dan strikt nodig. Na bekendmaking van de uitslag kan binnen een week bezwaar worden gemaakt. Alle detailgegevens van de verkiezing, zoals de kiezerslijst en wie er heeft gestemd, verwijderen wij 28 dagen na sluiting. Een stem is niet te herleiden tot een kiezer. Meer over veiligheid en privacy.

Binnen de EU-dataregio, in Ierland, op A-klasse serverlocaties van AWS (Amazon Web Services). AWS is gecertificeerd voor ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015, 27018:2019, 27701:2019, 22301:2019, 20000-1:2018, 9001:2015 en CSA STAR CCM v4.0.

Om veiligheidsredenen vinden verkiezingen niet plaats op onlineorverkiezingen.nl. Onze openbare website is dus geen risico voor uw kandidaatstelling of verkiezing. De verkiezingssoftware en de live-omgeving voor de OR draaien op een apart domein, met SSL-certificaat. Meer over veiligheid.

Ieder stembiljet heeft een eigen, versleutelde link met een lange reeks letters en cijfers, bijvoorbeeld https://xxxxx.xx/?e=360323&l=nl&c=141027033&h=FFEBE66369126A4&d=e. Door de link aan te passen komt u dus niet op een ander stembiljet. Deze techniek heet een hashfunctie.

Ja. De verwerkersovereenkomst downloadt u direct op de pagina Veiligheid en privacy, en de lijst met subverwerkers sturen wij op verzoek toe, zodat uw functionaris gegevensbescherming ze kan toetsen. Van kiezers verwerken wij alleen het e-mailadres en, als u die aanlevert, de naam. Wij registreren wel dat iemand heeft gestemd, maar een stem is niet te herleiden tot een kiezer.

Een offerte is vrijblijvend. Na uw opdracht annuleert u kosteloos tot 14 dagen voor de live-gang, het moment waarop de uitnodigingen uitgaan. Annuleert u later, dan is 50% verschuldigd. Binnen 7 dagen voor de live-gang is 100% verschuldigd.

Dan is een verkiezing niet nodig. Een al bestelde OR-verkiezing annuleert u kosteloos tot 14 dagen voor de live-gang. Heeft u de digitale kandidaatstelling bij ons afgenomen, dan wordt alleen die gefactureerd.