Wat doet een ambtelijk secretaris?
De taken staan niet in de wet. OR en ondernemer spreken ze samen af. In de praktijk gaat het vaak om:
- vergaderingen voorbereiden: agenda, stukken en uitnodigingen;
- verslagen en besluitenlijsten maken en het archief bijhouden;
- termijnen bewaken van advies- en instemmingsaanvragen;
- contact met de bestuurder, deskundigen en de achterban;
- meeschrijven aan adviezen, het jaarverslag en nieuwsberichten;
- de OR-verkiezing helpen voorbereiden, samen met de verkiezingscommissie.
De ambtelijk secretaris werkt voor de OR, ook al heeft hij of zij een arbeidsovereenkomst met de ondernemer.
Wat zegt de WOR?
De WOR spreekt van een secretaris die de ondernemer aan de OR toevoegt. Drie artikelen zijn van belang:
- Artikel 17: de ondernemer stelt ook de toegevoegde secretaris de voorzieningen beschikbaar die redelijkerwijs nodig zijn.
- Artikel 20: de geheimhoudingsplicht geldt ook voor wie met het secretariaat is belast.
- Artikel 21: de ondernemer mag de secretaris niet benadelen vanwege het werk voor de OR.
Het OR-reglement regelt hoe het secretariaat is georganiseerd (artikel 14).
Positie en bescherming
De ambtelijk secretaris valt onder het benadelingsverbod van artikel 21 WOR. Een ontslag of slechtere beoordeling mag dus niet het gevolg zijn van het werk voor de OR.
Anders dan OR-leden en kandidaten heeft de ambtelijk secretaris geen opzegverbod in artikel 7:670 van het Burgerlijk Wetboek. Wel kan de rechter een ontslag toetsen aan het benadelingsverbod.
Ambtelijk secretaris, voorzitter en secretaris naast elkaar
| Ambtelijk secretaris | Voorzitter | Secretaris | |
|---|---|---|---|
| Lid van de OR | Nee | Ja | Ja |
| Stemrecht in de OR | Nee | Ja | Ja |
| Hoe benoemd | Toegevoegd door de ondernemer | Gekozen door de OR uit zijn midden | Volgens het OR-reglement |
| Wettelijke basis | Artikel 17, 20 en 21 WOR | Artikel 7 WOR | OR-reglement |
De voorzitter
De OR kiest een voorzitter uit zijn midden (artikel 7). De voorzitter vertegenwoordigt de OR in rechte, bijvoorbeeld als de OR naar de rechter stapt. In de praktijk leidt de voorzitter de vergaderingen en is hij of zij het eerste aanspreekpunt voor de bestuurder.
De secretaris van de OR
Naast de voorzitter heeft de OR meestal een secretaris uit zijn eigen leden. In het SER-voorbeeldreglement stelt de secretaris onder meer het jaarverslag op (artikel 22).
Rol bij de OR-verkiezing
Bij een verkiezing zijn voorzitter en (ambtelijk) secretaris vaak nauw betrokken bij de verkiezingscommissie. Bij ons heeft de commissie één vast aanspreekpunt dat de planning, de kandidaatstelling en de verkiezing met u doorloopt.
Veelgestelde vragen over de ambtelijk secretaris
Is een ambtelijk secretaris verplicht?
Nee. De WOR verplicht de ondernemer niet om een ambtelijk secretaris toe te voegen. Wel moet de ondernemer zorgen voor de voorzieningen die de OR redelijkerwijs nodig heeft.
Mag de ambtelijk secretaris meestemmen?
Nee. De ambtelijk secretaris is geen lid van de OR en heeft geen stemrecht.
Mag de ambtelijk secretaris vergaderingen met de bestuurder bijwonen?
Ja, als de OR dat wil. In de praktijk maakt de ambtelijk secretaris vaak ook het verslag van de overlegvergadering. Dat spreken OR en bestuurder samen af.
Heeft een ambtelijk secretaris geheimhoudingsplicht?
Ja. Dezelfde geheimhoudingsplicht als de OR-leden geldt ook voor wie het secretariaat verzorgt (artikel 20).
Bronnen: Wet op de ondernemingsraden (wetten.overheid.nl), SER-voorbeeldreglement ondernemingsraad.