Wat is het proces-verbaal?
Het proces-verbaal is het officiële verslag van de uitslag van de OR-verkiezing. Daarmee legt de verkiezingscommissie vast hoeveel medewerkers hebben gestemd, hoeveel stemmen elke kandidaat kreeg en wie er gekozen is.
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) schrijft niet voor hoe het proces-verbaal eruitziet. Hoe de uitslag wordt vastgesteld en bekendgemaakt, regelt uw OR-reglement. In de praktijk stelt de verkiezingscommissie de uitslag vast en gebruikt zij het proces-verbaal als bewijsstuk.
Wat staat erin?
Een goed proces-verbaal van de OR-verkiezing bevat in ieder geval:
- de naam van de organisatie en de begin- en einddatum van de verkiezing;
- het aantal kiesgerechtigden en het aantal medewerkers dat heeft gestemd, en daarmee de opkomst;
- de vraag zoals die op het stembiljet stond;
- per kiesgroep het aantal stemmen per kandidaat;
- de kandidaten op volgorde van het aantal stemmen. Op basis daarvan stelt de verkiezingscommissie volgens het reglement vast wie gekozen is;
- de ondertekening.
Werkt uw OR met kiesgroepen, dan staat de uitslag per kiesgroep apart vermeld.
Proces-verbaal van de kandidaatstelling
Ook de kandidaatstelling sluit u af met een proces-verbaal. Daarin staan de ontvangen kandidaatstellingen, het aantal zetels en of er een verkiezing nodig is. Zijn er niet meer kandidaten dan zetels, dan is stemmen meestal niet nodig. Wat er dan gebeurt, bepaalt uw reglement.
Bij een gelijke stand
Hebben meerdere kandidaten evenveel stemmen voor de laatste vrije zetel, dan is de uitslag onbeslist. Uw reglement bepaalt hoe dan wordt beslist, bijvoorbeeld door loting. In het proces-verbaal ziet u een gelijke stand direct terug: de betreffende kandidaten hebben hetzelfde aantal stemmen. Bij een online verkiezing via ons kan de verkiezingscommissie daarna onze tombola gebruiken, zodat het lot beslist.
Bekendmaking en bezwaar
Na het vaststellen maakt de verkiezingscommissie de uitslag bekend aan de bestuurder, de medewerkers en de vakbonden die kandidaten hebben gesteld. Daarna kan binnen een week bezwaar worden gemaakt tegen de uitslag. Is die termijn verstreken, dan treden de nieuwe OR-leden aan.
Bewaar het proces-verbaal goed. Het is het bewijs dat de verkiezing volgens het reglement is verlopen, ook als er later vragen komen over de samenstelling van de OR.
Het proces-verbaal bij een online verkiezing
Bij een online verkiezing hoeft niemand stemmen te tellen. Direct na sluiting van de stembus staat de voorlopige uitslag in de live-omgeving van de verkiezingscommissie. Het definitieve proces-verbaal ontvangt u doorgaans de eerstvolgende werkdag als pdf, ondertekend door OnlineORverkiezingen.nl. Ongeldige stemmen zijn technisch niet mogelijk, dus elke uitgebrachte stem telt mee.
Wilt u zien hoe dat eruitziet? In de test OR-verkiezing brengt u zelf een stem uit en ziet u daarna het proces-verbaal.
Bronnen: Wet op de ondernemingsraden (wetten.overheid.nl), SER-voorbeeldreglement ondernemingsraad. Uw eigen OR-reglement gaat voor.